نمایشنامه ای برای وارد شدن به بحث مهم نامه نگاری:

* دفتر مدیریت، روز قبل از شروع تست صنعتی بدنه

زیر دست: قربان، فرمولاسیون بدنه با شرایط فعلی خاک ارسال شده از معدن و تنظیمات فعلی کوره، باعث تیره تر شدن رنگ بدنه و همچنین کوچک شدن ابعاد پس از پخت خواهد شد!

مافوق: راستی؟ ولی شما روی این فرمول خیلی کار کردید و نتایج آزمایشگاهی ثبات ابعادی زیادی را نشان میدهند؛ فکر نمیکنم مشکل خاصی پیش بیاد.

* چند روز بعد، سالن تولید، روبروی خروجی کوره

مافوق: مگه شما روی رنگ خوب بدنه و ثبات ابعادی بالای آن مانور نمیدادید؟ نگاه کنید ببین چی شده؟! نه رنگش خوبه و نه اختلاف ابعادی در قسمتهای مختلف کوره توی رنج (range) است... تا الان چی کار میکردید؟...

زیردست: ولی من چند روز پیش به شما گفتم که...

مافوق: کی؟ کجا؟... هان؟ چرا چیزی نمیگی؟ نامه اش کو؟...

زیردست: ...

***

بعضی مواقع، نامه های رد و بدل شده درون شرکتی اهمیت بسیار زیادی در روند اداری و تولیدی پیدا میکنند و اهمیت نامه نگاری و مکتوب کردن گفتارها و نشستها بر کسی پنهان نیست. اهمیت این موضوع وقتی آشکار میشود که جهت تصمیم گیری، نتیجه گیری و یا تفسیر رویدادی که اتفاق افتاده است طی فرآیندی از پیش تعیین شده به سوابق و نامه نگاریهای مرتبط مراجعه میشود. در صورت نبود مدرک، از کار خوب انجام شده به طور شایسته تقدیر نشده و نیز در صورتیکه کسی پیش بینی عدم تحقق هدف مورد نظر و یا شکست در طی فرآیند انجام شده را کرده باشد، موردی برای ذکر وجود نخواهد داشت.

در سال 1382 طی دیداری که با مهندس "کیوان حمزه زاده توفیقی" از کارشناسان با سابقه صنعت کاشی داشتم، ایشان تاکید داشتند که تمام گفته ها باید مکتوب شوند تا در صورت بروز مشکل، مدرکی وجود داشته باشد تا بر اساس آن سوابق و زحمات ارزشمند افراد ضایع نشود.

سالها بعد، به تجربه دریافتم که علاوه بر مافوق مستقیم، در بعضی موارد نیز لازم است همان نامه را به اولین فردی که در صورت بروز مشکل، موضوع به وی گزارش میگردد با عنوان «رونوشت به:» ارائه داد. این کار در تمام موارد نشانگر بدبینی و عدم اعتماد به مافوق مستقیم نیست بلکه آگاهی فرد مؤثر دوم از فرآیندی که در حال انجام است، در مواقعی ممکن است به بهتر انجام شدن فرآیند کمک نماید.

* تذکر: نمایشنامه ای که در بالا خواندید، ساختگی است؛ ولی معلوم نیست مواردی مانند این چند بار در طول روز در کارخانه های کشورمان تکرار میگردد.